asegurar el cumplimiento legal en prevención de riesgos laborales

La normativa de obligado cumplimiento en prevención de riesgos laborales es extensa (leyes, reales decretos ley, disposiciones normativas) debido en parte por su amplio alcance pluridisciplinar (seguridad, higiene, ergonomía, vigilancia de la salud) y particularidades sectoriales (reglamentación en seguridad industrial, gestión preventiva regulada en convenios…) entre otras razones. En el caso de trabajar en concurrencia de actividades empresariales, nuestras necesidades normativas preventivas se multiplican por tantas como empresas tengamos contratadas, ya que es necesario que conozcamos, particularidades derivadas de, por ejemplo, la relación laboral, región, convenio..etc

Sin duda, se hace imprescindible ayudarnos de herramientas para su gestión siendo la tecnología nuestra mayor aliada. Sólo una buena identificación de requisitos legales nos permitirá dedicarnos a su gestión y actuación preventiva posterior para asegurar el cumplimiento.

Pero para que un sistema de prevención de riesgos laborales funcione y sea efectivo no basta con conocer el listado de normas de aplicación y calendario de su cumplimiento. Ante todo en la empresa la cultura preventiva debe formar parte de su estrategia, de su día a día, debe pasar a formar parte del estilo de vida de los trabajadores.

En este artículo voy a explicar algunas de las soluciones que puede utilizar el responsable de prevención para garantizar el cumplimiento en el ámbito de la prevención

¿Cómo desarrollar el cumplimiento preventivo en la organización?

El Compliance officer, junto con el responsable de prevención y/o delegado de prevención en materia preventiva, o la persona que designe el empresario para este menester, es el encargado de garantizar que la empresa tiene detectadas y cumple con todas las obligaciones aplicables a la empresa. Entre las obligaciones a cumplir por la empresa encontramos con 4 tipos:

  1. Requerimientos legales: derivados de la legislación. Debemos tener en cuenta la normativa de los diferentes niveles legislativos: internacional, europeo, estatal, autonómico y local.
  2. Requerimientos internos: derivados de procedimientos internos, políticas internas, requisitos del grupo, etc., a los que la propia empresa de manera voluntaria se obliga a cumplir. Cumplimiento ligado a tu sistema de gestión normalizado ISO 45001
  3. Requerimientos de productos/maquinaria: derivados de los manuales de uso y normativa específica.
  4. Requerimientos de cliente: derivados de estándares indicados por el cliente o derivados de la coordinación de actividades, en el caso de concurrencia de actividades.

Como se puede ver, son muchas las obligaciones que debe cumplir la empresa, tanto en materia de prevención como en materia de Compliance. Por tanto, es básico conocer cuáles son estas obligaciones para aplicarlas y darles cumplimiento.

PASO 1. Análisis de las referencias legislativas. ¿Qué normas me aplican?

Dado el gran volumen de normativa y sus continuos cambios, la organización debe establecer una sistemática para la detección de las referencias legales y requerimientos que de ella se derivan ya que es necesario conocerlas como paso previo para darles cumplimiento.

Hay diferentes métodos para la detección y actualización de las normas de aplicación. La empresa elegirá la opción que asegure la mayor fiabilidad posible en la identificación de requisitos a cumplir por la empresa, ya que el riesgo será mayor en cuanto mayor sea el riesgo de incumplimiento por parte de la empresa. Enumeramos los más destacados:

  • Consulta de los boletines oficiales (DOUE, BOE, Boletines de las CCAA, BOP, etc.): diariamente o con la periodicidad establecida por la empresa, revisar los boletines oficiales o establecerse alertas de aviso para estar al día de la nueva normativa de aplicación.
  • Consulta de las páginas Web oficiales de las administraciones públicas (estado, CCAA, departamentos, consejerías, INSST, etc.): en estas páginas se publican noticias, normas más relevantes, criterios de interpretación de la normativa, etc.
  • Asociaciones industriales del sector: las asociaciones también son una fuente importante de información ya que actualizan o informan sobre aquella normativa relevante para el sector.
  • Colegios profesionales: a los que normalmente están asociados los trabajadores, a nivel particular, ya que también informan sobre cambios en la normativa relevante.
  • Asistencia a cursos de formación, relacionados con actualización normativa y con la actividad o áreas de interés de la empresa.
  • Contratación de servicios profesionales especializados: este tipo de servicios generalmente, se ofrecen mediante soporte informático, y es alguien externo, con conocimientos jurídico/técnicos, especializado en la materia, que facilita la normativa y obligaciones específicas aplicables a la empresa.
  • Soluciones informáticas de identificación y actualización de requisitos legales

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Independientemente del método de actualización que utilicemos, la metodología para asegurar el cumplimiento de las obligaciones aplicables a la empresa constará de las siguientes fases:

  1. Análisis de las referencias legislativas existentes: detectar las normas de aplicación y analizarlas.
  2. Extracción de los requisitos aplicables a la actividad: del análisis de las normas de aplicación se deben identificar las obligaciones o requerimientos aplicables.
  3. Cumplir con los requisitos legales: una vez identificados debemos cumplir con los requisitos aplicables.
  4. Mantenerse actualizado respecto a las nuevas normas de aplicación: no sirve con realizar un diagnóstico inicial de situación, sino que es necesario estar al día de las novedades y cambios en las obligaciones que puedan ser de aplicación a la empresa.

PASO 2. Extracción de los requisitos aplicables. Análisis de las referencias legislativas.

Tendremos que tener en cuenta para saber el alcance de nuestros deberes en materia preventiva. Para ello, a la hora de analizar el alcance del requisito legal tenemos que tener en cuenta aspectos como:

  • Organización de la modalidad preventiva. Ley de Prevención de Riesgos Laborales
  • Relaciones laborales: gestión de contratistas, subcontratación (coordinación de actividades empresariales), presencia de personal de ETT, contratación de trabajadores autónomos
  • Ubicación: normativa aplicable local /CCAA o internacional
  • Evaluación de riesgos. Es importante listar los riesgos y analizar si es de aplicación normativa específica (p.ej: ruido, agentes químicos, trabajos en altura)
  • Normativa de sector. Sectores como construcción, químico, alimentario…etc disponen de una normativa en materia preventiva más estricta
  • Equipos auxiliares de trabajo, maquinaria, instalaciones. Habrá que tener en cuenta el tipo de instalaciones (legalización y mantenimiento), la aplicación del RD 1215/1997 de seguridad de máquinas..etc

Conocidos los riesgos e identificado el marco legal de aplicación, el siguiente paso a realizar es ver cómo de expuestos estamos a éstos.

PASO 3. Evaluación del cumplimiento legal

En materia de cumplimiento legal, no es suficiente tener identificada la normativa y requisitos que de ella se derivan, sino que el principal objetivo es cumplirlos.

¿Cómo evaluamos el cumplimiento de las obligaciones legales de la empresa?

Como comentábamos anteriormente, la empresa no sólo debe identificar la normativa y requisitos de aplicación, sino que se debe asegurar de cumplirlos. Por tanto, es necesario que tenga establecida una sistemática para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales.

Si la empresa dispone de algún tipo de certificación (por ejemplo, ISO 45001:218), sus normas de referencia, en su mayoría, establecen como requisito obligatorio la evaluación de cumplimiento legal de los requisitos legales aplicables a la organización. De todas maneras, cabe destacar que, en el caso de no disponer de certificación, igualmente la empresa tiene la obligación de asegurarse del cumplimiento de los requisitos legales, ya que el desconocimiento de la ley no exime de su cumplimiento.

¿Que es una evaluación del cumplimiento legal?

La evaluación de cumplimiento legal es una buena herramienta de control interno y de justificación ante terceros del cumplimiento de los requisitos legales y se debe realizar mediante un proceso sistemático, independiente y documentado con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los requisitos legales aplicables.

¿Por qué realizar la evaluación del cumplimiento legal?

Una evaluación de cumplimiento legal tiene los objetivos siguientes:

  1. Realizar una revisión total de la legislación aplicable a la organización en el área correspondiente, en este caso en materia de prevención de riesgos laborales
  2. Revisar de forma exhaustiva de la documentación de la organización
  3. Verificar el grado de cumplimiento legal del área en cuestión, en este caso en prevención de riesgos laborales
  4. Extraer conclusiones basadas en las evidencias

Como podemos ver, la evaluación de cumplimiento consiste en una revisión exhaustiva de toda la documentación para evaluar el grado de cumplimiento legal. Se trata de obtener las evidencias documentales o visuales que acrediten que se está cumpliendo con las obligaciones de aplicación. Por ejemplo, en materia de prevención el empresario tiene la obligación de “disponer de la planificación de la actividad preventiva” y esta deberá contener unos datos mínimos, por tanto, para asegurarnos que se está cumplimiento con esta obligación, deberemos comprobar que la empresa dispone realmente de esta planificación y se ajusta a los requerimientos establecidos por la normativa.

¿Quién ha de realizar la evaluación de cumplimiento legal?

La evaluación de cumplimiento legal se puede enfocar desde tres puntos de vista diferentes en función de quien realice esta revisión del cumplimiento los requisitos legales de aplicación:

  • El propio responsable de prevención de riesgos laborales, con el objeto seguimiento de los de los requisitos y para asegurarse de que han sido realizados y se cumplen todas las obligaciones.
  • La puede realizar una tercera persona dentro de la organización con conocimientos en la materia, pero no implicado en el día a día del cumplimiento de los requisitos, para ofrecer una visión objetiva y de control.
  • Evaluación realizada por una empresa externa. Se puede contratar una evaluación externa de los requisitos legales a un auditor con conocimientos específicos en la materia.

Esta evaluación tiene como objetivo proporcionar información a la Dirección para que ésta tome las decisiones oportunas, por lo que es importante ordenar la información recopilada durante el proceso de verificación, tener criterio suficiente para detectar las desviaciones de los requisitos legales aplicables y elaborar un informe con conclusiones. Del resultado de este informe, se pueden extraer indicadores de cumplimiento. En materia de Compliance, estos informes y la información que en ellos se recopila, se pueden utilizar como medida de control de cumplimiento de las obligaciones, en este caso en materia de prevención.

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