¿Sabes qué hacer ante una Inspección de Trabajo?

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Probablemente este sea uno de los momentos más complicados a los que, como empresario o como profesional de la Prevención de Riesgos Laborales, puedas afrontar en tu carrera. Nadie te prepara para ello, ni al técnico de prevención durante sus estudios de Máster de PRL.  No existe mucha información sobre cómo actuar, qué hacer… 

Ser objeto de una inspección de trabajo es un procedimiento normal al que están expuestas todas las empresas. 

¿Sabías que en el año 2019 se realizaron en España 276.936 visitas de la inspección de trabajo? De estas visitas sabías que… 

  •  Se levantaron 63279 actas de infracción (25% en materia de seguridad y salud laboral) 
  •  Se realizaron 212.327 requerimientos 
  • Se impusieron de media, en cada comunidad autónoma, unos 10 millones de euros en multas en 2019. Aumentando los más de 300 millones en multas impuestos en 2018.
Gráfico Actuaciones ITSS 2019 Informe Anual

Puedes consultar en detalle el alcance de las acciones realizadas en 2019 por la Inspección de Trabajo consultando el Informe Anual de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social 2019

Para poder encarar la inspección con garantías y que la superes con éxito te explicamos en qué consiste. 

¿Qué es una Inspección de trabajo? 

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (de acuerdo con lo indicado en la Ley 23/2015 Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social)  tiene entre sus competencias el ejercer la vigilancia del cumplimiento de las normas de orden social y exigir las responsabilidades pertinentes, así como el asesoramiento, conciliación y arbitraje. 

En función de estas funciones, la realización de una inspección de trabajo, tendrá por objeto controlar y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente de salud, seguridad e higiene laborales. Además de detectar posibles desviaciones y de velar por el cumplimiento de la normativa, la inspección de trabajo debe asesorar a los negocios en esta línea. 

¿Tu empresa puede recibir una Inspección de Trabajo?  

Sí. Son susceptibles de recibir una inspección, tal y como aparece en la Ley 23/2015 – Ministerio de Empleo y Seguridad Social, cualquier persona física y jurídica, de naturaleza pública o privada, comunidades de bienes y sociedades cooperativas con relación a su constitución y funcionamiento respecto a sus socios trabajadores o socios de trabajo, en cuanto a tratarse de entidades responsables del cumplir la normativa de Orden Social.

En resumencualquier negocio de autónomo, sociedad, asociación, etc. que cuenta con empleados contratados es susceptible de recibir la visita de un inspector de trabajo. 

¿Me avisan de la fecha de la Inspección de Trabajo? 

Si bien a veces si viene notificada por una carta, los inspectores tienen capacidad total para entrar con libertad como y cuando quieran al centro de trabajo para realizar la inspección.  

Por lo tanto, no es necesario que haya un preaviso, son muchas las inspecciones que se realizan siguiendo el “procedimiento rutinario”.  

¿Por qué han decidido hacernos una Inspección de Trabajo? 

La inspección de trabajo puede ser solicitada por un trabajador o cualquier ciudadano o puede ser espontánea, es decir, preventiva, y que simplemente se realiza de manera aleatoria. 

La visita de un inspector no significa que exista una denuncia en tu contra, simplemente realizan visitas de control para comprobar que todo está en regla. 

Las inspecciones son un procedimiento rutinario. De hecho, a pesar de que las denuncias existen y se realizan a menudo, en la enorme mayoría de los casos las inspecciones de trabajo nacen por iniciativa de la entidad correspondiente y las campañas activas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.  

¿Qué debes hacer en caso de Inspección de Trabajo? 

Toda persona natural o jurídica estará obligada a proporcionar a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social toda clase de datos, antecedentes o información con trascendencia en los cometidos inspectores, siempre que se deduzcan de sus relaciones económicas, profesionales, empresariales o financieras con terceros sujetos a la acción inspectora. Ante esta obligación te recomendamos que sigas estos consejos ante la visita de la inspección: 

  1. Mostrarte colaborativo 
  1. Facilitar la documentación 
  1. Pedir a los trabajadores que continúen en su puesto de trabajo y respondan a todas las preguntas 
  1. Facilitar la Inspección Laboral y su trabajo 
  1. Comprobar y verificar que lo reflejado en el documento es información suficiente para la resolución en acta. Quizás puedas demostrar ciertas situaciones con documentación que no te hayan solicitado. Por ello, siempre hay que comprobar la resolución. 
  1. Estar pendiente de la notificación y el procedimiento. 

¿Puedes negarte a la Inspección de Trabajo? 

El empresario no puede negarse a una inspección de trabajo y si lo hace, o si se ponen impedimentos, podrá ser sancionado por obstrucción.  

Según lo que estipula la ley 23/2015 “Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social”, negarse a una inspección laboral se considera un entorpecimiento de las funciones del Estado, por lo cual este comportamiento implica la aplicación de sanciones. 

La regulación legal de este delito se encuentra en el Artículo 50 del Real Decreto Legislativo 5/2000, que señala que las infracciones por obstrucción a la labor inspectora se califican como leves, graves y muy graves, en atención a la naturaleza del deber de colaboración infringido y de la entidad y consecuencias de la acción u omisión obstructora sobre la actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. 

Así por ejemplo,  sanciones por impedir el ingreso de una inspección laboral se estipulan entre los 6.251€ y 187.515€, todo esto dependiendo del grado de negligencia, intencionalidad, número de empleados a los que afecta, entre otros aspectos a considerar. Según contempla  el artículo 40 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social 

Es importante que esto también aplica en el caso de negarse a identificar a los empleados o no hacerlo en forma correcta, siendo considerado un comportamiento merecedor de sanciones. 

En el caso de que tu puesto de trabajo sea tu domicilio, el inspector deberá tener orden judicial o tu consentimiento para poder realizar la visita. En cualquier otro caso no se le puede impedir la entrada a tu oficina. 

¿Quién realiza la Inspección de Trabajo? 

Funcionarios de nivel técnico superior y habilitación nacional pertenecientes al Cuerpo Superior de Inspectores de Trabajo y de Seguridad Social. 

¿Cómo es una inspección de trabajo? 

Una vez que el funcionario o los funcionarios se presenten en la empresa en cuestión, y después de la identificación con la documentación y credenciales, es habitual que solicite contactar con la persona responsable para notificarlo o notificarla acerca de que va a llevarse a cabo una inspección. 

Hecho esto, un recorrido por las instalaciones se realiza para corroborar, entre otras cosas, la identidad de los trabajadores, su estado de contratación y condición ante la seguridad social, además de que se cumpla con: 

  • Normativas en materia de relaciones laborales individuales y colectivas. 
  • Normativa sobre protección, derechos y garantías de los representantes de los trabajadores. 
  • Normativa en materia de tutela y promoción de la igualdad de trato y oportunidades y no discriminación en el trabajo. 
  • Normativa en materia de prevención de riesgos laborales, así como de las normas jurídico-técnicas que incidan en las condiciones de trabajo. 
  • Ejercicio de las funciones de investigación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. 
  • Normativa en materia de campo de aplicación, inscripción, afiliación, altas y bajas de trabajadores, cotización y recaudación de cuotas del Sistema de la Seguridad Social. 
  • Normativa en materia de movimientos migratorios y trabajadores extranjeros. 

¿Qué documentación se solicita en una inspección de trabajo? 

Juntamente con la inspección basada en la propia observación, para poder corroborar los aspectos que hacen al cumplimiento de las obligaciones legales establecidas, durante una inspección laboral se solicitará que se presente una serie de documentos de la empresa

  • Cuadro horario y calendario laboral con el fin de controlar los fichajes. 
  • Resumen de horas extraordinarias
  • Altas y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). 
  • Comunicación de apertura de la autoridad laboral. 
  • Recibos de nóminas
  • Justificantes de pago de la Seguridad Social
  • Parte de alta y baja de los trabajadores de la empresa. 
  • Justificante de inscripción de la empresa en la Seguridad Social
  • Si hubiera empleados extranjeros, autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores. 
  • Contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo junto con el justificante de la comunicación. 
  • Diario mayor y balances, libro contable
  • Constitución de la sociedad
  • Declaración del Impuesto de Sociedades
  • Declaración de retenciones del IRPF
  • Declaración de operación con terceros. 
  • Documentación asociada a la prevención de riesgos laborales (medidas de protección, material de prevención de accidentes de trabajo, resultados de controles de salud, evaluación de riesgos, planificación de la actividad preventiva, relación sobre los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan durado más de un día, documentación de Coordinación de Actividades Empresariales, etc.).  
  • Documento de asociación (a efectos de accidentes de trabajo) 
  • Justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social. 
  • Documento acreditativo de alta en el IAE
  • Contratos mercantiles
  • Complementariamente, es posible que el inspector laboral solicite accesos a los usuarios y contraseñas de los ordenadores y dispositivos de la empresa, a visualizar fotos o vídeos y a chequear los DNI o NIE de los trabajadores. 
  • En el caso de considerar que existe la posibilidad de la pérdida de documentos probatorios o la modificación de estos, la inspección podrá establecer que se tomen medidas del tipo cautelares para evitar que esto suceda. 

¿Qué se considera obstrucción a la actividad del inspector? 

Se considerará obstrucción las acciones que perturben, retrasen o impidan al inspector el ejercicio de su actividad: 

Se consideran infracciones leves:  

  • Un mero retraso en el cumplimiento de las obligaciones de información, comunicación o comparecencia, salvo que dichas obligaciones sean requeridas en el curso de una visita de Inspección y se refieran a documentos o información que deban obrar o facilitarse en el centro de trabajo. 
  • La falta del libro de visitas en el centro de trabajo. 

Se consideran infracciones muy graves:  

  • Las acciones y omisiones del empresario, sus representantes o personas de su ámbito organizativo que tengan por objeto impedir la entrada o permanencia en el centro de trabajo de los Inspectores o Subinspectores, así como la negativa a identificarse o a identificar o dar razón de su presencia sobre las personas que se encuentren en dicho centro realizando cualquier actividad. 
  • La coacción, amenaza o violencia establecida sobre los Inspectores o Subinspectores, así como la reiteración en las conductas de obstrucción calificadas como graves. 
  • El incumplimiento de los deberes de colaboración con los funcionarios de la Inspección. 

¿Qué ocurre si no cumples con Ley de Prevención de Riesgos Laborales? 

Cuando el Inspector de Trabajo detecta la existencia de infracciones sobre la normativa de prevención de riesgos laborales puede requerirte como empresario para la subsanación de las deficiencias observadas, además de llevar a cabo la propuesta de sanción que corresponda según el caso.  

Se te indicará por escrito las anomalías o deficiencias apreciadas indicando el plazo para su subsanación. Si no subsanas las anomalías detectadas por el inspector y persisten los hechos, el inspector en caso de no haberlo hecho, te levantará el acta de infracción por dichos hechos y allí se evaluará el tipo de infracción según un criterio que diferencia tres categorías principales.  

Las cuantías de las sanciones en materia de relaciones laborales y empleo, Seguridad Social, emigración, movimientos migratorios y trabajo de extranjeros, así como por obstrucción se sancionarán del siguiente modo: 

Sanciones en materia de Prevención de Riesgos Laborales

Una de las causas más comunes para recibir sanciones son las malas prácticas en la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales y la cadena de subcontratación.

Las multas por incumplimientos en materia de responsabilidad solidaria y subsidiaria son habituales y fácilmente solucionables. Tener un registro riguroso online sobre la documentación laboral y fiscal de las empresas y trabajadores subcontratados, es clave para evitar sanciones.  

¿De qué plazo dispones para reclamar en caso de sanción? 

Si tras la visita del inspector, este considera que has cometido una infracción, te puede levantar un acta de infracción. En el plazo de diez días desde la fecha que consta en el acta recibirás la notificación por correo certificado. La fecha del acta no tiene por qué coincidir con la fecha en la que el inspector te visitó (aunque nunca puede ser superior a 9 meses). Una vez recibida la notificación dispones de 15 días hábiles a partir de que la fecha en que la recibes para presentar las alegaciones que desees.  

¿Qué pasos que debes seguir cuando recibas la notificación de sanción? 

  1. Comprobar que la notificación es correcta. 
  1. Revisar el acta para comprobar si los hechos que expone son insuficientes o para saber a la conclusión a la que ha llegado el inspector para realizar el acta. 
  1. Es muy importante que cuando presentes el escrito de alegaciones, si tienes pruebas que acrediten que no has cometido infracción las presentes adjuntas. 
  1. No olvides que tienes derecho a la vista de tu expediente sancionador o al trámite de audiencia 

¿Qué ocurre si no recibo la notificación de la sanción? 

En el caso de que se rehúse la notificación o bien el destinatario de esta esté desaparecido del domicilio, la notificación sigue su curso a pesar de ello, por lo que no es nada aconsejable que se den estas situaciones, ya que la Autoridad resolverá, y en la gran mayoría de los casos confirmará la propuesta de sanción hecha por la inspección. Igualmente te notificarán la Resolución, disponiendo esta vez de un mes para interponer un recurso de alzada. 

Si este último recurso resulta rechazado o no recibes respuesta en el periodo de tres meses (en este caso el recurso resultará desestimado), solo te quedará la opción de acudir a los tribunales (en vía contencioso-administrativa). Para ello, tendrás un plazo de dos meses 

¿Cómo puedes evitar una Inspección de Trabajo? 

La mejor forma de evitar una inspección laboral es principalmente, conocer y estar al tanto de las normativas vigentes en materia de Seguridad y Salud de los Trabajadores. Además de desplegar toda la actividad preventiva para garantizar el cumplimiento de estas obligaciones. 

Además, contar con una solución como CTAIMACAE te permite consultar, en tiempo real, gestionar de forma transparente los procesos de Prevención de Riesgos Laborales y Coordinación de Actividades Empresariales, desde cualquier dispositivo móvil. Para que en solo un clic puedas acceder a toda la información custodiada, y ponerla a disposición de la Inspección de Trabajo.  

Para eso es recomendable delegar los procesos administrativos a CTAIMACAE que te permita centralizar información en forma sencilla, eficiente, segura y con validez 100% legal. 

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