La Gestión documental de la CAE ¿Mejor asumirla dentro de tu empresa o externalizarla?

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Por qué las personas que gestionan la documentación de CAE deben estar bien formadas.

 La subcontratación ha convertido en extensiva la externalización de servicios, que a veces se realizan en otras instalaciones, pero otras deben ser acometidas en el propio centro de trabajo. Ante este último caso, la Coordinación de Actividades Empresariales es obligatoria.

Hoy en día las empresas invierten una cantidad importante de recursos en gestionar la documentación de sus contratas o a enviar la información y documentos que les solicitan sus clientes.

Ante esta perspectiva, es necesario plantearse la mejor fórmula para resolver con garantías de cumplimiento esta gestión documental de la CAE. Tener a un equipo formado te permitirá gestionar toda la información de forma fácil y eficiente, optimizando costes y minimizando riesgos derivados de, por ejemplo, una invalidación. Sin embargo, no todas las empresas pueden dimensionar suficientemente a sus equipos y corren el riesgo de no gestionar la CAE con garantías de cumplimiento legal.

Los errores pueden provocar grandes pérdidas

Los fallos en la gestión documental pueden ser muchos, empezando por saber el qué y a quién hay que solicitar según qué. Los requisitos de cumplimiento y la acreditación del mismo no siempre es el mismo en función de la empresa y el sector al que pertenezca. Esto obliga a tener un criterio bien formado. Además, al tratarse de documentos que tienen que ver con trabajadores, y por tanto personas, hay que tener claros y bien definidos los protocolos de protección de datos.

Cualquiera de estos errores en la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales puede provocar grandes pérdidas económicas a las empresas. Por tanto, la decisión de externalizar o no la gestión documental de la CAE depende del nivel de riesgo al que se haga frente.

En el caso de optar por asumir de forma interna la Coordinación de Actividades Empresariales, tu equipo deberá estar formado en Gestión Documental en Coordinación de actividades empresariales, tener conocimientos en Prevención de Riesgos Laborales y saber cómo optimizar la gestión digitalizada de la documentación CAE.

Externalización según los recursos

Por tanto, la respuesta a la pregunta de este artículo de asumir, o no, la gestión documental de la CAE de forma interna no es fácil. Si se hace internamente se puede tener garantías de cumplimiento y optimización del proceso. Eso sí, siempre que tengas un equipo de personas formadas que trabajen de forma óptima.

Por su parte, acudir a un servicio de gestión externalizado mejora la productividad y te libera de las tareas más administrativas del día a día, dedicándote más a la gestión preventiva.

Tanto si optas por delegar la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales como en formar a tu equipo, en Grupo CTAIMA nuestros expertos en CAE pueden ofrecerte la solución a tus necesidades.

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