Cuando hablamos de Coordinación de Actividades Empresariales estamos obligados a hablar del control documental, evidencia del cumplimiento de la normativa de aplicación en prevención de riesgos laborales. Pero además, más allá del alcance preventivo, no se han de olvidar las evidencias documentales derivadas de la relación laboral y del marco normativo sectorial entre otros. Por lo tanto para realizar una buena gestión documental fruto de la relación laboral entre contrata y subcontrata y teniendo en cuenta el amplio alcance legal, lo primero que deberemos saber es cuales son nuestras obligaciones documentales en base a nuestra posición, como contratante o contratista. Una vez que lo tenemos bien definido, hemos de saber cuáles son estas evidencias documentales. Sobre todo ello profundizaremos a lo largo de este artículo.
Antes de avanzar, conviene recordar en este punto que la coordinación de actividades empresariales NO ha de limitarse al control e intercambio documental: informar y dar instrucciones para la ejecución segura de trabajos ante riesgos concurrentes, realizar el análisis de riesgos concurrentes e identificar acciones preventivas a aplicar, además de vigilar el cumplimiento de las instrucciones con una visión amplia de protección y mejora continua, ha de ser la filosofía que ha de prevalecer en todo escenario de concurrencia seguro.
¿Tienen las mismas obligaciones documentales, empresario titular y principal?
La respuesta es no, dada la posición diferente que presenta cada uno en base al deber de vigilancia del principal (art 10. RD 171/2004 de coordinación de actividades empresarial) y el deber de control del principal en la subcontratación de obras y servicios, definido en el art. 42 del Estatuto de los Trabajadores.
¿Qué obligaciones de control documental CAE tienen empresario titular y principal?
El deber de control implícito al deber de vigilancia aplica únicamente al empresario principal según indica el el RD 171/2004 de coordinación de actividades empresariales. Previo al inicio de los trabajos, éste ha de asegurar que sus empresas contratistas y subcontratistas cumplen los principios fundamentales en Prevención de Riesgos laborales definidos en la Ley 31/1995. Más en concreto:
- Antes del inicio de la actividad en su centro de trabajo, exigirá a las empresas contratistas y subcontratistas que le acrediten por escrito que han realizado, para las obras y servicios contratados, la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva. Por ello se han de solicitar documentos como Evaluación de Riesgos, Planificación de Actividades Preventivas, Modalidad Preventiva…etc.
- Asimismo, exigirá a tales empresas que le acrediten por escrito que han cumplido sus obligaciones en materia de información y formación respecto de los trabajadores que vayan a prestar sus servicios en el centro de trabajo. De todo ello se traduce que el empresario principal deberá solicitar documentos como Registros de formación e información, registro de entrega de EPIs, entre otros.
- Deberá comprobar que las empresas contratistas y subcontratistas concurrentes en su centro de trabajo han establecido los necesarios medios de coordinación entre ellas. –à registros del cumplimiento establecimiento medios de coordinación. Por ejemplo, pedirá las designaciones de recursos preventivos o actas de reunión
- Las acreditaciones previstas en los párrafos anteriores deberán ser exigidas por la empresa contratista, para su entrega al empresario principal, cuando subcontratara con otra empresa la realización de parte de la obra o servicio.
- Deberá comprobar que las empresas contratistas y subcontratistas concurrentes en su centro de trabajo han establecido los necesarios medios de coordinación entre ellas
¿Qué obligaciones de control documental tienen empresario principal o titular derivadas de la relación laboral?
El deber de control en la subcontratación de obras y servicios es exclusivo del empresario principal, según lo indicado en el art. 42 del Estatuto de los Trabajadores.
Los empresarios que contraten o subcontraten con otros la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquéllos:
- Deberán comprobar que dichos contratistas están al corriente en el pago de las cuotas de la Seguridad Social.
- Recabarán por escrito, con identificación de la empresa afectada, certificación negativa por descubiertos en la Tesorería General de la Seguridad Social, que deberá librar inexcusablemente dicha certificación en el término de treinta días improrrogables y en los términos que reglamentariamente se establezcan. Transcurrido este plazo, quedará exonerado de responsabilidad el empresario solicitante
¿Qué obligaciones documentales a nivel de CAE tendrán empresario titular y principal?
Según lo indicado en el artículo 7 del RD 171/2004 (Información del empresario titular):
- El empresario titular deberá informar a los otros empresarios concurrentes sobre los riesgos propios del centro de trabajo que puedan afectar a las actividades por ellos desarrolladas, las medidas referidas a la prevención de tales riesgos y las medidas de emergencia que se deben aplicar.
- La información deberá ser suficiente y habrá de proporcionarse antes del inicio de las actividades y cuando se produzca un cambio en los riesgos del centro de trabajo sea relevante a efectos preventivos.
La información se facilitará por escrito cundo los riesgos propios del centro de trabajo sean calificados como graves o muy graves.
La evidencia de la transmisión de información al trabajador y que ésta ha sido entendida y asumida generará diversos tipos de registros, en los cuales se evidenciará el tipo de información transmitida y fecha, y que deberán ser cumplimentados y firmados por empresario y trabajador.
¿Qué documentos he de solicitar para cumplir mis obligaciones?
A continuación, se ofrece un listado no exhaustivo de los principales documentos a solicitar, por parte del empresario principal y titular, a sus empresas contratistas, organizados por su tipología de pertenencia (empresa, trabajador, vehículo). Se trata de un listado de los documentos más solicitados, ligados a un requisito legal preventivo o contractual.
A nivel de Documentación de empresa, se pueden clasificar en dos grandes grupos:
EMPRESA. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
- Modalidad preventiva
- Evaluación de Riesgos Laborales
- Planificación de Actividad Preventiva.
- Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales
- Relación de sustancias químicas a utilizar y Fichas de Seguridad
- Listado de equipos de trabajo que vaya a utilizar la empresa externa
EMPRESA. DOCUMENTACIÓN DE ORDEN ADMINISTRATIVA
- Póliza de Responsabilidad Civil y último recibo justificante.
- Certificado de estar al Corriente de pago de la Seguridad Social
- Certificado de la Agencia Tributaria
- Relación de Liquidación de Cotizaciones RLC
- Relación Nominal de Trabajadores RNT
A nivel de Documentación de trabajador, se pueden clasificar en tres grandes grupos:
TRABAJADOR. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
- Acreditación de Aptitud Médica laboral o Renuncia
- Certificado de Información de los trabajadores acerca de los riesgos específicos de la actividad a ejercer e inherentes al área del centro de trabajo, así como la formación de las medidas preventivas establecidas.
- Certificado de formación en Prevención de los trabajadores en función del riesgo de la actividad a ejercer
- Registro de entrega de Equipos de Protección Individual a los trabajadores
TRABAJADOR. DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
- Boletín de Autónomos
- TA2
- Documento identificativo: DNI, Pasaporte, NIE
TRABAJADOR. ACREDITACIÓN DE LA CAPACITACIÓN
- Carné gruista
- Carné de conducir específico de vehículo
- Carné ADR
- Designación Técnico de Seguridad
- Electricista acreditado/autorizado según R.D. 614/2001
- Formación manejo de carretillas elevadoras
- Formación manejo plataformas elevadoras
- Formación trabajos en altura
- Formación uso de extintores
- Nombramiento de Recurso Preventivo
- Nombramiento para el uso de Vehículos/maquinaria