La gestión documental de contratistas es una tarea que si no se realiza con totales garantías de calidad, convierte el proceso en un sistema ineficaz cuyos errores pueden derivar en sanciones. Tanto las empresas titulares como las contratas tienen la obligación de intercambiar documentación muy diversa durante la duración del contrato que los vincula. En caso de no realizarse bien, puede provocar que los trabajadores que deben acudir a realizar un servicio en casa del cliente, no puedan acceder en el tiempo fijado porque sus «papeles» no estén bien gestionados.
No olvidemos que tanto una buena justificación de requisitos, como una correcta validación de los mismos, son clave para que el empresario principal esté tranquilo ante un requerimiento documental por parte de la inspección de trabajo o juicio.
Todo ello implica una inversión en recursos que en muchas ocasiones obligan a las empresas a externalizar el servicio, siendo gestionada la documentación por un equipo de profesionales.
¿Qué ventajas ofrece la externalización?
La externalización de este servicio supone una reducción de costes fijos y recursos para la empresa. La revisión documental, su gestión y los trámites que conllevan las consultas relacionadas, suman un gran volumen de horas, por lo que externalizar este servicio supone un ahorro de tiempo y dinero, solventando totalmente las necesidades del cliente sin margen de error y cumpliendo los plazos establecidos.
De igual forma, a la hora de validar un documento el técnico externo mantiene objetividad e imparcialidad en todo momento.
¿Cuál es el valor añadido que ha de aportar el servicio de externalización documental?
- Servicio Incremental – El nivel de servicio se ha de adaptar a las necesidades del cliente, cubriendo desde la creación del documento de criterios de validación adaptado a sus necesidades, a la actualización de éstos en base a nueva normativa legal y procedimientos de nueva creación de aplicación específica en su empresa o presencia de nuevas empresas.
- Personalizado – El volumen de documentos a validar es variable en función de las demandas de producción. Así, cuando se inicia la gestión documental no sólo el volumen de documentos sino el de consultas por parte de las empresas contratistas es más elevado. Otro caso de puntas de validación puede darse cuando hay una parada de mantenimiento: en estos casos además de tener mayor capacidad a la hora de validar, se requiere un seguimiento especial de las nuevas empresas con objeto de que no se generen cuellos de botella en el acceso ni demoras en el inicio de los trabajos por estos asuntos. El tiempo óptimo de validación debería dar respuesta al ciclo productivo, incluyendo urgencias.
- Consultoría personalizada y continuada. Es importante el asesoramiento del cliente en cuanto a los requisitos de coordinación de actividades empresariales a solicitar a las empresas contratista, según el servicio contratado. Un conocimiento profundo del cliente nos permite dar una respuesta totalmente fiable ante cualquier consulta
- Equipo multidisciplinar. Dado la variedad de documentos (área social, jurídica, laboral, preventiva) y sectores de actividad, se hace necesario contar con un equipo de validadores pluridisciplinar. Todos ellos son deben ser técnicos superiores en prevención de riesgos laborales, preferiblemente licenciados en derecho o relaciones laborales, ciencias, ingenieros, arquitectos; que aportan su visión especialista del sector de aplicación
- La realización de auditorías mensuales de validación documental ofrece además una garantía de fiabilidad en el servicio.