¿Cómo gestionar un departamento de compras y asegurar que cumples la Ley?
Una política de gestión de compras responsable es actualmente un factor crítico para el cumplimiento en las empresas. ¿A quién comprar?, ¿Con qué criterios?, ¿Cómo evaluar el cumplimiento de los proveedores? Son decisiones que van a influir de manera definitiva evitando riesgos legales y reputacionales y, sobre todo, en la rentabilidad.
Dentro del proceso general de Compliance, nos encontramos con la Selección, Evaluación y Homologación de Proveedores. A pesar de que en la mayoría de casos son procesos liderados por departamentos distintos, se integran con el objetivo de dar cumplimiento a los estándares legales y corporativos.
Las relaciones de nuestra empresa con terceros (socios comerciales, proveedores y clientes) repercuten en beneficio del cumplimento de nuestra empresa, por lo que es muy importante evitar incumplimientos en la cadena de subcontratación y compras. El Compliance, entendido como un sistema de gestión integral, nos facilita la Identificación y el Control de los Riesgos legales y reputacionales de nuestra organización.
Teniendo en cuenta lo anterior, para efectuar una gestión de compras responsable y del cumplimiento de los proveedores debemos de tener en cuenta los siguientes puntos clave:
La norma ISO 19600 te será muy útil
Adoptar un Sistema de Compliance ya sea: propio, basado en la norma ISO 19600 o bien obteniendo la certificación por la UNE 19601, será muy útil para el control y homologación de tus proveedores.
Con el sistema implantado, el siguiente paso es elaborar el procedimiento de Debida Diligencia para regular toda relación con terceros. El objetivo de este procedimiento es contar con la trazabilidad de las medidas de control adoptadas a lo largo del proceso de selección, contratación y seguimiento de las relaciones que tenemos. Este punto está íntimamente relacionado con la homologación, no en vano, cuando hablamos de terceros nos estamos refiriendo a proveedores, colaboradores, inversores o clientes.
La homologación o mejor dicho la elección del proveedor es parte fundamental e indispensable para la Identificación y Control de estos riesgos. Nos referimos no sólo a la parte tradicional de las Compras que implica la parte técnica y la de calidad, si no también a todos aquellos aspectos legales, éticos y buenas prácticas que entraña una Compra Responsable.
¿Cómo diseño un proceso de homologación?
Nuestra experiencia nos indica que todo proceso de homologación debe incluir las fases que te detallamos de forma breve:
- Diagnóstico inicial de proceso de homologación mediante una Auditoría Externa siguiendo un completo listado de requerimientos.
- Análisis del gap y elaboración de un plan de acción con la ayuda de Consultores expertos en la materia y con la colaboración de toda tu organización que incluirían puntos tales como:
- Definición de los requerimientos tales como RSC, Compliance, solvencia económica y financiera y solvencia técnica.
- Optimización de los recursos mediante el proceso de digitalización
- Optimización en el control y seguimiento de tus proveedores con la externalización del servicio.
Aunque traspasa al departamento de Compras, es interesante que tengas claras las responsabilidades solidarias y subsidiarias en las que podría incurrir tu empresa ante un incumplimiento legal por parte de alguna de las empresas subcontratadas. De ahí que la homologación de proveedores adquiera mayor relevancia. Descárgate este diagrama gratuito y verás claramente qué cuestiones deberás revisar con cautela en un proceso de contratación.
CTAIMA pone a tu disposición un Servicio de consultoría en compliance y homologación de proveedores integral. Que te permitirá definir la normativa de selección, evaluación y reevaluación de proveedores para que así, puedas, asegurar que cada una de las empresas suministradoras y colaboradoras de tu organización reúne las condiciones necesarias para adquirir y mantener su condición de proveedor teniendo en cuenta vuestra Cultura Corporativa