¿Cómo realizar la gestión de proveedores según la norma ISO 45001?

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En un mercado laboral donde la contratación de servicios puede suponer entre el 40-70% de la actividad productiva de una empresa, según sector, la concurrencia de diferentes empresas en el mismo centro de trabajo es bastante habitual. Con objeto de controlar las interacciones y garantizar al seguridad en toda situación de concurrencia, los empresarios han de cumplir con el marco legal en materia de coordinación de actividades empresariales.

A nivel de sistemas de gestión, con el objetivo de evaluar y controlar todos los riesgos que afecten a la seguridad y salud de todos los trabajadores que concurren en un centro de trabajo, la nueva ISO 45001 da un paso más incluye un nuevo capítulo que se encuentra dedicado a la gestión de contratistas. A lo largo de este artículo se desarrollarán las pautas para realizar una buena gestión de contratistas según el estándar ISO.

La gestión de los contratistas. Obligaciones y definiciones

La norma ISO 45001 aborda en su punto 8.1.4 Compras, la gestión de los contratistas y establece diversas obligaciones:

1. La organización debe coordinar sus procesos de compras con sus contratistas, para identificar los peligros y para evaluar  y controlar los riesgos para la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)

2. La organización debe asegurarse de que se cumplen los acuerdos en materia de contratación externa

Para conocer el alcance de estas obligaciones se han de entender los conceptos de Contratista (punto 8.1.4.2) y Contratación externa (punto 8.1.4.3). De esta forma, según la ISO 45001:

  1. Los contratistas se definen como las organizaciones externas que proporcionan servicios a otra organización en el lugar de trabajo según las especificaciones, términos y condiciones acordadas.

* Lugar de trabajo: lugar bajo el control de la organización donde una persona necesita estar o ir por razones de trabajo

2. Entiende por contratación externa, al acuerdo mediante el cual una organización externa realiza parte de una función o proceso de una organización. 

La gestión de proveedores según la norma ISO 45001

Según indica la norma, la empresa «establecerá, implementará y mantendrá procesos para controlar la compra de productos y servicios de manera que se asegure de conseguir la conformidad con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo». La aplicación de este precepto indica que se han de introducir criterios de Seguridad y Salud en el Trabajo en el «ciclo de vida del proveedor» con tres etapas diferenciadas:

CICLO DE VIDA DEL PROVEEDOR. SST. ISO 45001

FASE1. HOMOLOGACIÓN PREVIA A LA CONTRATACIÓN

En el proceso de Selección de contratistas / homologación de proveedores, tendrá que introducir criterios de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Ello implica que la organización deberá comprobar que sus proveedores cumplen con la normativa de aplicación SST además de los requisitos en materia preventiva. Aspectos que deberán ser recogidos en el procedimiento de homologación de contratistas

¿Qué aspectos de seguridad y salud se tendrán en cuenta en la Homologación de proveedores?

La organización que contrata deberá:

1.Comprobar el cumplimiento legal de sus empresas contratistas, más en concreto de forma previa al inicio de los trabajos

2.Verificar que el contratista está dotado de una organización preventiva que dé respuesta a sus estándares ISO45001

Para una gestión ágil se recomienda clasificar los contratistas por parámetros como la peligrosidad de las actividades, sector, frecuencia de servicios…etc.

FASE 2. GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS

¿Qué debe hacer la organización durante la ejecución de los trabajos de sus contratas para gestionar su seguridad?

1. Identificación y comunicación de los riesgos

Se deben identificar, evaluar los riesgos y controlar los peligros derivados teniendo en cuenta sinergias de los riesgos concurrentes

Son cuatro tipologías de riesgos que pueden concurrir

A) Derivados de la actividad de las empresas contratistas.

B) Derivados de la propia actividad a los trabajadores de la organización

C) Resultantes operaciones y procesos del lugar de trabajo.

D) Resultantes de actividades es de terceros (visitas)

Las empresas concurrentes deberán valorar conjuntamente e informarse recíprocamente de tales situaciones y de las acciones preventivas a tomar por todas y cada una de ellas.

2. Control del cumplimiento

Durante la ejecución de los trabajos, comprobará que las empresas contratistas :

  • Han establecido los medios de coordinación y medidas preventivas necesarias
  • Ha informado de los incidentes y accidentes ocurridos y de cualquier situación de emergencia
  • Ha informado de los nuevos riesgos generados, cuando existan modificaciones en los trabajos

Todo ello mediante:

  • Reuniones de coordinación o seguimiento 
  • Observaciones de comportamiento seguro
  • Inspecciones lugares de trabajo
  • Auditorías documentales de cumplimiento

Los hallazgos resultantes, deberán ser comunicados a los contratistas para evaluar y realizar los correspondientes planes de acción

FASE 3. EVALUACION DEL DESEMPEÑO

¿En qué consiste la evaluación del desempeño del proveedor?

La organización deberá analizar el nivel de cumplimiento alcanzado por las empresas contratistas, definido según los indicadores de cumplimiento STT

Al término de los diferentes trabajos y/o durante la ejecución de los mismos, se llevará a cabo la evaluación del desempeño del proveedor en materia SST a partir de los resultados obtenidos en las evaluaciones, auditorías, inspecciones realizadas durante la prestación del servicio

Los indicadores más comunes están relacionados con la ocurrencia del incidente y accidente:

A) Número de incidentes reportados y gravedad

B) Número de incumplimientos reportados y gravedad

C) Estándares de cumplimiento auditoría documental

D) Aportaciones de mejora

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