¿Qué pasa si los registros de prevención están incompletos o no son correctos?

Si un inspector de trabajo acude a nuestra empresa, es importante saber no sólo qué documentos puede solicitarnos para demostrar cumplimiento de la  Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y del Real Decreto 171/2004 de Coordinación de Actividades Empresariales si contrato o subcontrato otras empresas o trabajadores autónomos, sino los criterios de validez que hacen que un registro se considere correcto. De igual forma, en caso de accidente de un trabajador, el empresario ha de poder evidenciar ante un juez  el cumplimiento de sus deberes en prevención de riesgos

Ante esta situación el empresario se pregunta, “¿qué he de hacer para justificar mi actuación en materia de prevención de riesgos?, ¿qué ocurre si hay un accidente de un trabajador y no puedo puede evidenciar que ha cumplido con mis obligaciones ante la falta de registros?”

 registrosSegún indica la Ley de Infracciones y Sanciones de la Seguridad Social se considera infracción aquella que afecte a obligaciones de carácter formal o documental exigidas en la normativa de prevención de riesgos laborales. Su tipificación dependerá de factores como la peligrosidad de las actividades, la gravedad del daño, el número de trabajadores o la efectividad de las medidas de protección adoptadas, pudiendo alcanzar en su grado máximo los 187.515 euros.  En caso proceso judicial por accidente, los costes que ha de asumir el empresario que no puede demostrar su responsabilidad en el mismo (multas, recargo de prestaciones, costes judiciales, pérdida de productividad, costes salarial), pueden llegar a provocar el cierre de la empresa

Entonces, ¿qué ha de hacer el empresario?, ¿Qué criterios han de seguir los documentos de su sistema de prevención de riesgos y aquellos que solicita a sus contratas?

En registro documental es la única prueba que tiene el empresario de demostrar que ha adoptado las medidas de prevención requeridas para velar por la seguridad de sus trabajadores propios y subcontratados. Ante un accidente, justificar y evidenciar  que dispone un buen sistema de prevención de riesgos laborales y que este incluye el control y vigilancia, si aplica, de las actividades subcontratadas, le exime de responsabilidades en caso de accidente.

La gestión documental si no se realiza con totales garantías de calidad, puede generar errores que pueden derivar en sanciones. Por ello, una buena justificación de requisitos y una correcta validación de los mismos, son clave para que el empresario esté tranquilo ante un requerimiento documental  por parte de la inspección de trabajo o juicio.

A continuación se ofrece una pequeña guía con los criterios que deben de cumplir cuatro de los registros que todo sistema de prevención de riesgos ha de mantener

  1. Trabajador autorizado para el uso de equipos: debe ser nominativo al trabajador, deberá estar firmado por empresario y trabajador aceptando la designación y mostrará que el trabajador tiene la capacitación necesaria (formación mínima indicando duración de la misma y si es teórico-práctica)
  2. Registro de entrega de información: debe ser nominativo al trabajador, deberá estar firmado por el empresario y empleado, indicando que el trabajador ha sido informado sobre los riesgos de su puesto/lugar de trabajo y medidas preventivas a aplicar para trabajar de forma segura
  3. Registro de entrega de EPIs: debe ser nominativo al trabajador y estar firmado por empresario y trabajador. Deberá marcar los EPIs proporcionados junto con su fecha de entrega e indicar que “el trabajador ha sido informado del correcto uso de éstos y circunstancias de utilización, así como que deberá de informar al empresario de todo daño o deterioro del mismo en su uso para recambio”.
  4. La solicitud y documentación del consentimiento informado de los trabajadores a la realización del reconocimiento médico, firmada por ambas partes, deberá conservarse.

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