¿Qué funciones tienen los diversos departamentos de la empresa cuando se externalizan servicios?

Explicadas las obligaciones del empresario titular/principal en función del caso de concurrencia conviene analizar, en el marco de la integración de la coordinación de actividades en todos los departamentos de la empresa, el papel que deben desempeñar las unidades encargadas de la contratación de obras y servicios, el servicio de prevención y las encargadas de controlar que el “trabajo concurrente” se desarrolla de la forma prevista.

1. El papel que deben desempeñar las unidades encargadas de la contratación de obras y servicios depende, en parte, de si se trata de una contratación “habitual” o bien es algo excepcional o nuevo dentro de la empresa y básicamente estará orientada a:

  1. Elaborar (con el asesoramiento del Servicio de prevención) y aplicar los procedimientos de contratación implantados en la empresa, en los que se habrán establecido las acciones a realizar,en relación con la coordinación y para cada tipo de contratación, en función de sus responsabilidades.
  2. Advertir al Servicio de prevención de que una determinada contratación no entra en los supuestos recogidos por el procedimiento habitual, al tratarse de un nuevo tipo de contratación, para decidir, con su colaboración, sobre la forma de actuar en relación con la coordinación. Las acciones a realizar, por el personal de las unidades que contratan, serán fundamentalmente la de servir como canal de intercambio de información (y documentación) entre empresas y a su vez hacer llegar esa información al Servicio de prevención para su análisis. Los procedimientos especificarán qué tipo de documentación enviar a la empresa contratada y cuál solicitarle, en función de la relación con ella.

2. El papel del Servicio de prevención en la integración de la prevención en la contratación de obras o servicios, consistiría, por su parte, en:

a) Asesorar a la unidad a la hora de elaborar el procedimiento de actuación en el que se tengan en cuenta las acciones preventivas a realizar por dichas unidades en aquellas contrataciones que realicen de forma habitual y colaborar en la implantación de ese procedimiento, planificando y realizando las actividades de formación, información y control necesarias para asegurar su idoneidad y correcta aplicación.

b) Cuando se trate de un nuevo tipo de contratación, que se aparte de los supuestos recogidos por el procedimiento habitual:

  • Analizar la documentación suministrada por las empresas contratadas por si es necesaria la modificación de la evaluación de los riesgos y la planificación de las actividades preventivas de la empresa contratista como consecuencia de dicha contratación (incluido el plan de emergencia).
  • Si la empresa contratista actúa como titular,elaborar las instrucciones de trabajo escritas que  deben cumplir las empresas que concurran en el centro de trabajo, cuando sea necesario en función del número de empresas y la peligrosidad de las actividades concurrentes.
  • Si la empresa contratista actúa como empresario principal, verificar o establecer los mecanismos necesarios para verificar que la empresa contratada ha realizado la evaluación de riesgos y planificación de la actividad preventiva y que ha cumplido sus obligaciones respecto a la formación e información de los trabajadores que realizarán sus tareas en el centro de trabajo.

c) Asesorar acerca de la forma en que la empresa (cuando actúa como titular o principal) controlará que los trabajos concurrentes se desarrollan de la forma prevista (véase el párrafo siguiente) y planificar las actividades de formación y control necesarias para implantar esta medida.

Cuando una empresa actúe como titular, deberían establecerse cuáles son las unidades encargadas de controlar las actividades concurrentes para que éstas se realicen como se había previsto (lugar de la empresa, instrucciones, etc.). Esta función,siempre que fuese posible, debería realizarse (de forma integrada) por personal de aquellas unidades que tienen la capacidad de gestión de las áreas en que se realizará el trabajo concurrente.

En el caso deque la empresa actúe además como principal, esas unidades podrían asumir también las funciones de vigilancia del cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por parte de empresas contratadas puesto que probablemente ya estarán ejerciendo la función de supervisión de las condiciones de seguridad y salud de los trabajadores dela propia empresa en sus zonas de influencia.

Fuente: Guía técnica para la integración de la prevención de riesgos laborales. INSHT

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