¿Se puede garantizar una buena gestión documental de las empresas concurrentes? Problemas comunes

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Problemas para implantar la coordinación en la empresaLos principales problemas con los que se encuentra el empresario que tiene que revisar y analizar la documentación que le remiten las empresas que van a trabajar en concurrencia son, entre otros:

1. Pérdida de Tiempo y consumo de Recursos del Empresario en el proceso de contratación:

aumento de burocracia para el contratista

exceso en la documentación a solicitar a contratistas y controlar

Se genera una gran cantidad innecesaria de papel, olvidando la esencia de la coordinación de actividades: evitar que los riesgos puedan agravarse cuando se trabaja conjuntamente con otras empresas. Este exceso de trabajo de oficina, impide a los técnicos de prevención de las empresas contratantes, por ejemplo, que estén en la zona de trabajos analizando riesgos, realizando inspecciones, detectando necesidades de mejora…etc.

control descentralizado de la documentación, o en otras palabras:

a. Existencia de diversos medios de envío de documentación (e-mail, fax, entrega de documentación en reunión),

b. Diversas personas encargadas de gestionar los documentos según el departamento al que pertenezcan (varios departamentos solicitan al contratista documentación por diferentes vías: departamento Administración, PRL, Medio Ambiente, RRHH…

c. Pérdida de documentación por no saber dónde está localizada (lo que generaría situaciones graves ante una inspección, accidente/incidente…descontrol…

2. El exceso de burocracia administrativa implica en la mayoría de ocasiones una respuesta insuficiente de contratistas, limitando su servicio en  la fase de planificación y ejecución de trabajos. Esto supone

… atascos en los accesos a los centros de trabajo

… retrasos en el inicio de los trabajos planificados

… ausencia de coordinación en servicios urgentes

… imposibilidad de analizar riesgos comunes y planificar las acciones preventivas consecuentes

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