¿Se puede garantizar una buena gestión documental de las empresas concurrentes? Problemas comunes

Problemas para implantar la coordinación en la empresaLos principales problemas con los que se encuentra el empresario que tiene que revisar y analizar la documentación que le remiten las empresas que van a trabajar en concurrencia son, entre otros:

1. Pérdida de Tiempo y consumo de Recursos del Empresario en el proceso de contratación:

aumento de burocracia para el contratista

exceso en la documentación a solicitar a contratistas y controlar

Se genera una gran cantidad innecesaria de papel, olvidando la esencia de la coordinación de actividades: evitar que los riesgos puedan agravarse cuando se trabaja conjuntamente con otras empresas. Este exceso de trabajo de oficina, impide a los técnicos de prevención de las empresas contratantes, por ejemplo, que estén en la zona de trabajos analizando riesgos, realizando inspecciones, detectando necesidades de mejora…etc.

control descentralizado de la documentación, o en otras palabras:

a. Existencia de diversos medios de envío de documentación (e-mail, fax, entrega de documentación en reunión),

b. Diversas personas encargadas de gestionar los documentos según el departamento al que pertenezcan (varios departamentos solicitan al contratista documentación por diferentes vías: departamento Administración, PRL, Medio Ambiente, RRHH…

c. Pérdida de documentación por no saber dónde está localizada (lo que generaría situaciones graves ante una inspección, accidente/incidente…descontrol…

2. El exceso de burocracia administrativa implica en la mayoría de ocasiones una respuesta insuficiente de contratistas, limitando su servicio en  la fase de planificación y ejecución de trabajos. Esto supone

… atascos en los accesos a los centros de trabajo

… retrasos en el inicio de los trabajos planificados

… ausencia de coordinación en servicios urgentes

… imposibilidad de analizar riesgos comunes y planificar las acciones preventivas consecuentes

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