Cómo evitar el “más vale que sobre, que falte” en coordinación de actividades empresariales

El gran volumen de información y documentación exigida a las empresas externas, muchas veces se debe a la falta de una correcta definición del propio procedimiento de Coordinación de Actividades Empresariales.

registros digitalesCon el objetivo de “dejar por escrito” evidencias del cumplimiento legal, la existencia de un gran volumen de información y documentación exigidos por empresa, trabajador, vehículo y maquinaria -derivados del deber de información, cooperación y control del Real Decreto 171/2004 de Coordinación de Actividades Empresariales-  supone a día de hoy un gran problema para muchas empresas. Por una parte, las empresas contratistas que en muchos casos por su tamaño y naturaleza (Pymes, Autónomos) no disponen de estructuras administrativas capaces de dar respuesta a los requisitos exigidos por las titulares, son incapaces de tratar toda la documentación solicitada. De igual forma, las empresas que les contratan deben manejar cantidades ingentes de documentación –muchas veces aportada periódicamente- y, tienen que destinar numerosos recursos internos de los departamentos de Prevención y/o Seguridad y Salud en valorar y revisar si la documentación aportada cumple los requisitos legales exigidos, para garantizar así el control y la planificación de la actividad preventiva.

Dada esta situación, en muchos casos, la Coordinación de Actividades Empresariales se reduce a un mero intercambio de información sin establecer otros medios de coordinación que salven y/o optimicen los procesos (reuniones de coordinación, recursos preventivos, etc.).

Entonces, si debemos gestionar gran número de papeles ya sea online o en formato papel… ¿Cómo evitar la excesiva burocratización? ¿Cómo garantizar que realmente estamos coordinándonos eficazmente con nuestras contratas? ¿Evitamos al máximo los riesgos?

Si entendemos la Coordinación de actividades empresariales como un intercambio de documentos en distintas “bandejas” sin adaptar el procedimiento a las particularidades de cada actividad, contrato y trabajos a realizar, difícilmente estaremos realizando una actividad preventiva efectiva. Por ello, la coordinación debe modificarse y adaptarse en función de los trabajos, períodos, interacciones en concurrencia, zonas en las que desarrollar los trabajos, etc. sólo así podremos solicitar y revisar eficazmente, de forma racional y fundada, documentación actualizada y relevante. Y sólo así, nos remitirán únicamente la necesaria.
Además, si centralizamos en la  plataforma web CTAIMACAE.net con acceso 24 horas / los 365 días al año este intercambio documental podremos disponer ahorrar mucho tiempo y recursos utilizando un único canal de comunicación entre todos los interlocutores implicados. Un entorno fiable, eficaz, que cumple con toda la normativa en PRL, CAE y LOPD que nos permita revisar la trazabilidad y la documentación solicitada ágilmente y eficazmente. Evitando duplicidades, revisiones y registros en papel que muchas veces inducen a error, ponen en riesgo a los trabajadores y hacen que, en lugar de estar en campo realizando inspecciones y controles de los trabajos ejecutados, los técnicos en prevención se pasen toda su jornada laboral escaneando, registrando, enviando por fax, e-mail y archivando cantidades ingentes de papeles. Sólo, para estar cubiertos “por si acaso”.  Así, ni se minimizan los riesgos ni se integra la cultura preventiva en la organización.

CTAIMA Outsourcing & Consulting, S.L. es la consultoría en referencia en Coordinación de Actividades Empresariales en el estado español y ayuda a sus clientes a optimizar sus procedimientos de coordinación de actividades empresariales para que se adapten a sus realidades y garanticen el cumplimiento legal, y reduciendo notablemente los recursos destinados a la coordinación.

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